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Gestion des répertoires et des documents sur Optivalue.ai

Cet article détaille les procédures pour organiser votre bibliothèque de documents, créer des répertoires et assurer un classement optimal de vos fichiers pour vos analyses.

1. Consultation de la bibliothèque

L'interface se divise en deux vues principales situées en haut à gauche de votre écran :

  • Onglet Documents : Affiche la liste exhaustive de vos fichiers. Vous pouvez affiner l'affichage via les filtres de Statut (Completed, Ongoing, Failed, Duplicated) ou par Répertoire.

  • Onglet Directories : Offre une vue d'ensemble de votre arborescence. Chaque dossier indique le nombre de documents qu'il contient dans la colonne Documents.

2. Création d'un nouveau répertoire

Pour structurer vos projets, vous pouvez créer des dossiers dédiés :

  1. Allez dans l'onglet Directories.

  2. Cliquez sur le bouton + Directories.

  3. Saisissez le nom souhaité dans le champ Directory Name.

  4. Cliquez sur Save.

3. Importation et classement des documents

Lors de l'ajout de nouveaux fichiers, il est recommandé de les classer immédiatement :

  1. Cliquez sur le bouton + Documents (en haut à droite).

  2. Déposez vos fichiers dans la zone de téléchargement.

  3. Important : Avant de valider, utilisez le menu déroulant Directory pour sélectionner le dossier de destination. Si aucun dossier n'est sélectionné, le document sera placé à la racine ("No directory").

  4. Cliquez sur Save.

4. Déplacement de documents existants

Si des documents sont mal classés ou situés à la racine, vous pouvez les déplacer massivement ou individuellement :

  1. Dans l'onglet Documents, cochez la case à gauche du ou des fichiers concernés.

  2. Un menu d'action apparaît en bas de l'écran : cliquez sur Move.

  3. Sélectionnez le répertoire de destination dans la liste déroulante.

  4. Validez en cliquant sur Move.

Note sur les doublons : Les documents identifiés avec le statut Duplicated ne sont pas pris en compte lors des analyses, même s'ils sont sélectionnés. Veillez à utiliser les versions marquées comme Completed.

Tutoriel Vidéo

Index de la vidéo :

  • 00:00 : Navigation entre les vues Documents et Directories.

  • 00:13 : Procédure de création d'un répertoire.

  • 00:23 : Importation avec assignation directe à un dossier.

  • 00:36 : Utilisation de la fonction "Move" pour le reclassement.